Institutkoordinatorer søges til Det Kongelige Akademi - DELTID

Er du glad for administrativt arbejde og har du erfaring som PA, sekretær eller lignende; gerne fra en offentlig institution? Kan du lide puslespillet i at koordinere og understøtte mødeaktiviteter og projekter? Har du lyst til at supportere ledelsen og dine nærmeste kollegaer på daglig basis i forhold til driften af et spændende uddannelses- og forskningsmiljø?


Vi tilbyder

• Projektansættelse frem til 31-12-2022
• Attraktiv placering centralt i København
• Deltid på mellem 20-25 timer ugentligt

Virksomheden
Det Kongelige Akademi - Arkitektur, Design, Konservering er et internationalt anerkendt akademi, der uddanner professionelt kreative kandidater til højeste niveau og udvikler ny viden, der skaber værdi for samfundet og arbejdsmarkedet. Det Kongelige Akademi er en statsinstitution under Uddannelses- og Forskningsministeriet og har ca.1.700 studerende og 350 medarbejderårsværk.

Opgaverne
Som institutkoordinator har du ansvar for at understøtte ledelsen og dine kollegaer i deres daglige arbejde, og dermed sikre den daglige drift på instituttet. Du er institutledelsens højre hånd og får dermed unik indsigt i instituttets aktiviteter og udvikling. Du vil sommetider sidde med til institutmøder som referent og vil ofte have en helt central rolle i planlægningen, koordineringen, eksekveringen og opfølgningen af instituttets mange møder og øvrige aktiviteter. Du skal kunne arbejde selvstændigt, og så skal du være god til at kommunikere på både dansk og engelsk, da der kan foregå interne kommunikationsopgaver, fx interne nyhedsmails, og idet der på instituttet vil være internationale studerende og ansatte.

Opgaverne er primært administrative, men der kan også forekomme få praktiske opgaver, som at sørge for mødeforplejning, udskrivning og kopiering af materiale, samt at sørge at teknikken spiller under møder, herunder kommunikation til IT afdelingen.

Dine opgaver kan blandt andet omfatte:

• administrative opgaver inden for økonomi, budget, drift og planlægning, herunder også support til institutleder og kollegaer inden for disse områder
• planlægning og understøttelse af en række af instituttets aktiviteter og processer, eksempelvis studie- og ressourceplanlægning
• optimering og koordinering af instituttets processer
• udarbejdelse og kvalitetssikring af notater, præsentationsmateriale og lign. for institutleder
• sekretærbistand ved centrale møder, herunder mødeindkaldelse samt udarbejdelse af dagsordener og referater
• planlægning og koordinering af sociale og faglige events både for interne og eksterne interessenter
• skriftlig formidling af instituttets løbende aktiviteter, herunder udarbejdelse af interne nyhedsmails
• mindre kommunikationsopgaver i relation til sociale medier, intranet og lign.
• planlægning og koordinering af studentermedhjælpernes opgaver

Om dig
Vi forestiller os, at du har en uddannelse indenfor kontor og administration eller lignende. Vi forventer at du har ca. 3 års erfaring eller mere i lignende roller, gerne indenfor offentlig administration. Vi forventer desuden, at du har gode kommunikationsevner både på dansk og på engelsk og så er det en stor fordel hvis du erfaren bruger af MS Office Suite (Power-Point, Excel og Word). Erfaring med statslige systemer som IndFak og Rejsud vil ligeledes være en fordel, men er ikke et krav.

Vi sørger for at du bliver taget godt i mod, og så er det en fordel hvis du:

• Er jordnær med en ”den klarer jeg” attitude
• Har evnen til at eksekvere en række projekter og opgaver samtidigt
• Er i stand til at prioritere og træffe beslutninger på egen hånd og være proaktiv
• Får energi af at være en del af et arbejdsmiljø, hvor opgaverne kan være uforudsigelige
• Er god til at holde overblik, har øje for detaljen og er stærk til at følge op
• Har et godt servicegen og et energisk mindset, der bidrager til en positiv atmosfære

Det praktiske
Start: Hurtigst muligt.
Arbejdssted: Philips De Langes Alle 10, 1435 København K. Mulighed for hjemmearbejde kan aftales en gang imellem.
Arbejdstid: Deltid på 20-25 timer, fordelt i tidsrummet mellem 09:00-17:00. Dog med fleksibilitet efter aftale.
Løn efter kvalifikationer.

Vi ansætter løbende, så hvis du er interesseret i jobbet, så søg hurtigst muligt via knappen. Opslaget fjernes når vi har de kandidater vi skal bruge.

Det Kongelige Akademi samarbejder med Experis i denne rekrutteringsproces, så har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Ressource Manager, Astrid Gotlieb på tlf. 4590 2800 på hverdage mellem 10:00-14:00.